宿迁学院集中采购管理暂行办法

2020年06月28日 00:00        点击:[]

第一章 总 则

第一条为进一步规范我校集中采购工作,严格依法办事,确保其公开、公平、公正及廉洁高效,依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、财政部第87号令等法律法规及宿迁市有关文件精神,参照兄弟高校做法,结合我校实际情况,修订本暂行办法。

第二条本暂行办法所称集中采购,是指学校及所属各部门(单位)使用纳入学校财务处统一管理的资金以购买、租赁、委托、雇用等方式有偿获取货物、工程或服务(以下简称“商品”)的行为。

第三条凡单价或总额3万及其以上的商品须集中采购,具体范围如下:

(一)货物类采购,包括教学科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、教学用品、办公用品、劳保用品、学生公寓用品、食堂用品、军训服装等;

(二)工程类采购,主要是指工程建设项目,包括新建、改建、扩建、装饰、修缮、绿化、拆除等项目的勘察、设计、施工、监理,以及与工程建设有关的设备、材料等;

(三)服务类采购,包括各类保险、绿化养护、物业管理、房屋租赁、软件、检测、咨询、仪器设备维修保养等。

集中采购起点3万以下(不含3万)的商品,由使用部门(单位)安排不少于2人自行采购,不属于学校集中采购范围,各部门(单位)要制定相关采购制度。

第四条严格执行学校财务预算及采购项目预算,坚持“无预算不开支、有预算不超支”原则。

第五条属于重大项目的,按《宿迁学院重大项目论证审核暂行办法》(宿院〔2018〕30号)审核项目建设的必要性及可行性。

第二章机构设置及职责分工

第六条学校成立集中采购工作小组(以下简称“采购小组”)全面负责学校的集中采购工作。采购小组由分管采购校领导担任组长,由主办部门(需要采购的部门及其预算归口管理部门,如:教学设备采购时,院部为需要采购的部门,教务处为预算归口管理部门)、监察室、财务处及招投标办公室等部门为成员部门。

以上部门负责采购工作的人员不固定,各部门应至少有2人负责采购工作。每一具体采购项目,主办部门最多可各派2人参与采购,其中至少应有1人熟悉采购文件的技术要求;其他部门各派1人参与;必要时可邀请相关技术专家参加。

第七条招投标办公室负责学校集中采购工作的组织和实施,主要职责有:

(一)确保集中采购程序依规合法。

(二)负责组织实施集中采购工作。包括:组织审签采购文件、发布采购信息、审查供应商资格、接受供应商咨询和质疑、接收投标书、记录开标及评标过程、协调有关单位考察、发放中标通知书、组织审签及签订合同、参与验收等。

(三)负责集中采购项目过程性材料的档案管理;组建、管理及维护评标专家库与供应商库。

(四)参与对主办部门执行集中采购情况的监督检查。

第八条主办部门的主要职责有:

(一)负责采购项目立项、论证、市场调研及项目预算编制等前期工作;

(二)负责起草采购文件,并推荐符合条件的多家供应商;

(三)接受供应商就技术方面的咨询和质疑,并进行技术释疑;

(四)参与对候选供应商的考察;

(五)负责合同的起草、签订、履行、验收、结算等工作,以及合同履行过程中的质量及安全监督。

第九条财务处负责对项目经费预算、投标价格组成、付款方式和资金使用情况进行审核。监察室依据相关法律法规和本办法,对采购工作全过程进行监督。

第三章 集中采购方式及其适用

第十条 集中采购方式包括以下几种:1、公开招标;2、竞争性谈判;3、竞争性磋商;4、询价;5、单一来源采购;6、其他。

预算金额

采购方式的选择

3万及其以上,10万以下

除公开招标之外的其他采购方式

10万及其以上

首选公开招标方式,根据项目特征,可以申请用其他方式

第十一条公开招标。指以公开的方式邀请不特定的法人或其他组织参与投标、并在符合条件的投标人中择优选择中标人的采购方式。凡采购预算在10万元及其以上的项目应首选此方式。

(一)委托外部机构招标。指申报到宿迁市公共资源交易中心或委托专业招标机构的招标采购方式,适用情况为:

1.属于宿迁市政府采购相关文件的规定范围内商品,且采购时间充裕的情况下,原则上向宿迁市公共资源交易中心申报;

2.自行招标技术力量不足或因投标者较少、缺乏竞争的。

(二)自行招标。由学校采购小组自己组织的招标。

(三)跟标。采购近两年已招标的同类项目,经主办部门申请,并经分管主办部门校领导与分管采购校领导分别审批同意,可采取“跟标”方式采购,但必须符合以下条件:

1.拟“跟标”采购商品单价维持或低于原合同单价,而市场单价经主办部门调查确认不低于原合同单价;

2.售后及其他服务不低于原有标准,且主办部门书面说明原中标单位产品及服务质量良好。

第十二条竞争性谈判。指与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式,适用情况为:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)因工作需要必须紧急采购,来不及公开招标的,采购单位拖延造成的招标延误除外;

(四)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

(五)经招投标办公室审核,分管采购校领导批准认定的其他情形。

第十三条竞争性磋商。指与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。适用情况为:

(一)购买服务项目;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

(四)市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;

(五)按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。

(六)经招投标办公室审核,分管采购校领导批准认定的其他情形。

第十四条询价。指向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式,适用情况为:

(一)货物规格、标准统一;

(二)现货货源充足且价格变化幅度小的项目;

(三)经招投标办公室审核,分管采购校领导批准认定的其他情形。

第十五条单一来源采购。指从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式,适用情况为:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

(四)经招投标办公室审核,分管采购校领导批准认定的其他情形。

第十六条其他竞争性采购方式,指在招投标办公室监督下的网上采购(优先选择京东商城)、协议供货及大型超市直接采购等。

第十七条采购失败而工作急需采购的项目,由主办部门说明理由并提出采购方案,由其分管校领导及分管采购校领导审批同意后实施。人为拖延的项目除外

第十八条采购方式一经确定不得随意变更。招标前或两次招标失败后,需要采用招标以外采购方式的,主办部门提出采购方式变更申请,招投标办公室审核并提出处理意见,分管采购校领导审批同意。

第四章 集中采购操作程序

第十九条 公开招标采购方式的操作程序

(一)立项。主办部门在立项前应该论证采购的必要性,进行成本效益分析。应当控制采购标的的合理性,结合实际工作的需要,防止出现资产配置超标准,服务或工程要求标准过高等情况。

主办部门提出立项报告(报告应包括采购商品的主要性能要求、用途、经费预算或资金来源以及效益可行性分析等内容),经分管校长批准后立项。项目经费原则上不得超预算,不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准;若经费超预算或预算外项目须由校长或校长办公会批准后方可立项。

应当尽可能采购本国产品,确需采购进口产品的,须进行进口产品论证及公示,并在上级部门备案。

主办部门应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查,根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求,进行价格测算。根据价格测算情况,可以在采购预算额度内合理设定最高限价,但不得设定最低限价。

(二)起草与会签招标文件。由主办部门依据立项报告起草招标文件,有条件的可以确定样品。招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品,以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。

招标文件起草完毕后由采购小组成员部门及法律顾问按规定会签后报采购小组组长审批。招标文件的基本要素:

1.项目概况及招标范围:(1)工程类应包括项目工程量清单和施工图等有关设计图纸和文字说明、工程技术规范、质量技术标准和竣工时间要求等;(2)货物类应包括设备或材料的数量与质量要求、规格及技术指标参数、配套方案和供货时间等;(3)服务类应包括服务内容、服务范围、服务起止时间、服务质量标准和技术要求等;

拟定的技术方案能确保三个及以上品牌可以投标。不可以指定品牌,只能推荐品牌,并且达到三个及以上。采购需求应当完整、明确,包括以下内容:

(1)采购标的需实现的功能或者目标;

(2)采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范;

(3)采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求;

(4)采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点;

(5)采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求;

(6)采购标的的验收标准;

(7)采购标的的其他技术、服务等要求。

2.对投标人的要求:明确投标人资质及服务要求;

3.投标人报价办法:明确投标报价的具体方式与要求;

4.招标文件中应明确评标办法,评标方法分为最低评标价法和综合评分法两种。

(1)最低评标价法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且投标报价最低的投标人为中标候选人的评标方法。

技术、服务等标准统一的货物服务项目,应当采用最低评标价法。

采用最低评标价法评标时,除了算术修正和落实政府采购政策需进行的价格扣除外,不能对投标人的投标价格进行任何调整。

(2)综合评分法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人的评标方法。

评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等。资格条件不得作为评审因素。评审因素应当在招标文件中规定。

评审因素应当细化和量化,且与相应的商务条件和采购需求对应。商务条件和采购需求指标有区间规定的,评审因素应当量化到相应区间,并设置各区间对应的不同分值。

评标时,评标委员会各成员应当独立对每个投标人的投标文件进行评价,并汇总每个投标人的得分。

货物项目的价格分值占总分值的比重不得低于30%;服务项目的价格分值占总分值的比重不得低于10%。执行国家统一定价标准和采用固定价格采购的项目,其价格不列为评审因素。

价格分应当采用低价优先法计算,即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算:

投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×100

评标总得分=F1×A1+F2×A2+……+Fn×An

F1、F2……Fn分别为各项评审因素的得分;

A1、A2、……An分别为各项评审因素所占的权重(A1+A2+……+An=1)。

评标过程中,不得去掉报价中的最高报价和最低报价。

5.合同主要条款:标的、付款方式、验收方法及供应商应具备的条件等。

(三)公开发布招标信息。招投标办公室在学校主页上公开发布招标信息,同时邀请相关单位参与投标。采购小组应尽量拓展信息发布渠道,以便让更多的单位参与投标。

自招标文件发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于二十日,主办部门及招投标办公室应根据工作需要提前安排。

(四)现场考察和答疑。根据项目的具体情况,主办部门可以组织潜在投标人考察现场,对投标人提出的书面质疑,应以书面形式统一进行答疑。

投标截止时间前,采购人、采购代理机构和有关人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。

(五)预审投标单位的资格。招投标办公室要对已知投标单位进行资格预审,投标单位必须提供相关行业资质证明、资信证明、法人营业执照、行业“准入证”等相关证件,以及经营实力、固定资产、业绩等证明材料原件(复印件装订在标书中),经审查符合标书要求的,方可以领取招标文件。

(六)投标单位递交投标文件。投标单位将标书送招投标办公室,招投标办公室在接收标书时应检查标书密封情况、是否加盖投标单位公章等。投标单位提供的样品、保证金等费用由招投标办公室接收。其中,保证金等费用须及时上缴财务处,并按有关规定实行专款专用。

(七)开标。参与投标的单位须有三家以上方可组织开标。开标应按标书规定时间进行,采购小组所有成员准时参加。邀请所有投标单位参加。标书须当场拆封,并公布各投标单位报价、售后服务、承诺等事项。投标单位若有需补充说明的事项可当场作补充说明。在没有任何疑义后,投标单位离场。如果合格投标人不足三家的,不得评标。

在合格投标单位不满三家时应重新招标,或主办部门申请、经分管采购校长同意后改用其他采购方式。

(八)评标及定标。在评审专家库人数充足及结构合理的条件下,评标工作应交给评审专家独立评审。评委应认真阅读标书,对各投标单位的资质、技术方案、项目实施方案、业绩、服务承诺及生产能力等进行分析比较,并结合样品和报价情况,按照“物美价廉”原则、招标文件及其评标办法,独立作出客观、公正的评价并推荐中标单位。每位评委须在评审结果上署名,并明确签署个人意见。

若各评委意见统一,可以直接确定中标单位。若评委意见不统一,采购小组可以综合各评委观点或加总各评委的打分后,根据招标项目情况,可以对投标单位进行考察,根据考察情况提出初步意见,向分管领导汇报后,确定中标单位。重大项目向校长办公会汇报。

发现投标单位串通投标时,学校可以扣除其投标保证金。

(九)签订合同。中标单位确定后,有样品的由招投标办公室封存。主办部门起草合同,合同由采购小组组成部门(单位)及法律顾问按规定会签后,报采购小组组长审批。合同会签审批后,由采购小组组长(或经采购小组组长授权的部门负责人)与中标单位签订合同,招投标办公室存档合同原件一份。其中,合同的基本要素如下:

1.合同主体;

2.标的质量、数量及中标价:⑴工程类包括采购规模、工程量清单、工程技术规范、质量技术标准和竣工时间要求等;⑵货物类包括设备或材料的数量与质量要求、规格及技术指标参数、生产日期(一般在近3个月以内)、配套方案和供货时间等;⑶服务类包括服务内容、服务范围、服务起止时间、服务质量标准和技术要求等;

3.履行期限、地点和方式;

4.合同期限,原则上不超过3年

5.安全责任;

6.违约责任;

7.付款方式;

8.验收办法等。

未经过集中采购程序或手续不全的事项,不得使用合同专用章。对于采购起点以下的项目,经常需要签订合同的,可以向校长办公会申请专用的合同专用章。

(十)合同的执行与验收。负责技术的部门监督中标单位按合同在规定时间、地点交货或施工,包括主要产品进场没有安装前、安装中及项目完工等全过程。负责技术的部门提出验收申请,并保存产品资料。采购小组其他部门及固定资产管理部门参与主要产品进场没有安装前与项目完工两个环节的验收。负责技术的部门人员负责核对产品的技术参数和产品的运行测试,必要时增加独立的技术专家参加验收。其他验收人员负责对产品的品牌、型号、生产日期及数量等直接要素进行一一核对。

对难以鉴别的物品由主办部门和招投标办公室一起将随机抽查的物品送省或市质检部门进行检测。

负责技术的部门在验收中发现问题后,应立即要求供货单位整改;若无法整改,负责技术的部门将存在的问题处理意见或建议以书面形式反馈给在合同上签字的部门,由在合同上签字的部门召集采购小组成员部门与法律顾问根据合同有关条款进行集体研究,报分管领导同意后,按合同有关条款给予相应处罚。验收必须填写验收单,参与验收的所有部门分别填写验收意见,产品合格、不合格或部分产品不合格均要填写清楚。物品验收单一式三份,由主办部门、招投标办公室及固定资产管理部门各执一份,作为付款凭证。

(十一)合同的补充、变更与解除。主办部门接到合同相对方提出的补充、变更或解除合同书面建议后,立即提出书面处理意见,在不违反相关规定的情况下,主办部门分管校领导书面同意的前提下,依照原合同订立的审批程序5个工作日内重新审批。涉及到付款方式改变的,需分管财务校领导书面同意。未经批准,原合同仍然有效,应遵照执行,不得擅自变更或解除。

主办部门在15个工作日内书面形式答复并归档存查,法律、法规规定及合同另有约定的除外。逾期答复或不予答复,造成学校利益损害的,具体责任人应承担相应责任。

涉及到安装的工程项目每次变更,都要说明变更理由,列明调增与调减金额。变更增减金额1000元及其以下的,由主办部门审批;变更增减金额1000元到5万元,由主办部门分管校领导审批;达到集中采购起点的,事前招投标办公室备案,招投标办公室有不同意见在2个工作日内提出;达到5万的,需要校长或校长办公会议审批同意。

(十二)招标项目的经费结算。对于合格产品,按合同有关条款进行结算。结算时中标单位要出具合同原件,产品验收单原件。经费结算单应由采购小组各部门签字确认、主办部门分管校长审批后,财务处方可付款。未履行手续擅自采购的、资料不齐全的或手续不全的,财务处不予付款。

对于不合格产品,主办部门应将采购小组的处罚意见填写在付款单上,财务处核对无误后,财务处按处罚意见办理有关结算手续。

验收结束后,由招投标办公室根据验收结论审签支付履约保证金。

(十三)质量保证金支付。质保期满后,主办部门提出使用意见,明确是否有质量问题,报采购小组的各部门,根据其使用意见,按合同条款执行。付款单由采购小组各部门签字确认、主办部门的分管校长审批后,财务处才可付款。

第二十条竞争性谈判采购方式的操作程序:

(一)主办部门编制谈判文件,明确谈判内容及评定成交标准等事项。

(二)招投标办公室在学校网站上公开发布谈判文件或向符合相应资格条件的供应商提供谈判文件(信息发布至谈判文件递交截止时间一般不得少于7日,达到公开招标数额标准的或技术复杂的项目一般不得少于10日)。

(三)谈判应围绕谈判要点,采购小组全体成员集中与供应商依次谈判;依次谈判一次为一个轮次,谈判轮次由谈判小组视情况决定;在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息;竞争性谈判允许双方就价格、技术方案、服务等进行协商。

(四)确定成交供应商;在符合采购需求、质量和服务相等的前提下,以提出最低报价的供应商作为成交供应商。

第二十一条竞争性磋商采购方式的操作程序:

前三步与第二十一条竞争性谈判采购程序一样。

(四)在符合采购需求、质量和服务相等的前提下,按照评审得分由高到低顺序确定成交候选供应商。

第二十二条询价采购方式的操作程序:

(一)制定询价文件:明确技术规格要求和数量、报价要求及成交原则等。

(二)发布询价文件:招投标办公室在学校网站公开发布或向符合相应资格条件的供应商提供询价文件(自询价文件发出之日起至递交报价文件截止之日止,一般不得少于7日;达到公开招标数额标准的一般不得少于10日)。

(三)询价:供应商一次报出不得更改的价格。

(四)确定成交供应商:根据符合采购需求、技术指标、质量和服务相当且报价最低的原则确定成交供应商。

第二十三条单一来源采购方式的操作程序:

(一)由主办部门书面说明情况并提出初步意见,采购小组其他部门参与,各部门充分了解市场行情,做到心里有数,确定谈判的要点与技巧,使学校处于主动,以保证质量并节省经费。

(二)达到公开招标数额的货物、服务项目,拟采用单一来源采购方式的,主办部门应请该项目专业的三个副高职称以上专家进行单一来源采购书面论证通过,提出单一来源采购申请,并在学校主页上公示。

公示期不得少于7个工作日,公示内容应当包括:1.采购人、采购项目名称和内容;2.拟采购的货物或者服务的说明;3.采用单一来源采购方式的原因及相关说明;要有专业人员对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的论证意见。4.拟定的唯一供应商名称、地址;5.公示的期限;6.监察室、采购人及招投标办公室的联系人和联系电话。

(三)公示结束,无异议的方可以签订合同。

第二十四条 其他竞争性采购方式的操作程序

为提高工作效率,在单价固定可查、明细规范的条件下,主办部门在采购小组其他部门监督下,可以在正规网购网站(优先选择京东)、在政府采购协议供货框架下、或在市区大型超市(优先选择市区大润发与苏果)快速采购。

第五章 集中采购业务处理时限及纪律

第二十五条为满足工作需要,提高工作效率,采购应尽早启动。采购立项后主办部门10工作日内完成采购文件初稿,招投标办公室收到完整标书草稿5工作日内完成会签,会签后主办部门5工作日内与提出异议的会签人沟通并完成修改工作,标书由主办部门修改定稿后发招投标办公室,招投标办公室当天上网;定标以后5工作日内主办部门根据招投标文件完成合同草稿,招投标办公室收到合同草稿5工作日内完成会签,会签后主办部门5工作日内与提出异议的会签人沟通并完成修改工作,对方盖好公章同时校领导授权后招投标办公室当天登记并使用合同专用章。

商品验收合格后,按合同约定及时办理报账手续。

第二十六条 各部门的相关人员要认真学习国家和学校关于采购方面的政策与纪律,以保证能在实践中有效遵守。

第二十七条 任何单位和个人不得将项目化整为零,或者以其他方式规避招标。对不按规定采购或违反采购纪律者,根据情节轻重给予批评教育或纪律处分。

第二十八条 严禁采购小组成员在采购过程中营私舞弊、向经销商泄露信息,受贿、拿回扣,否则,视情节轻重给予纪律处分与行政处分,触犯法律的,交司法部门处理。

第六章 附则

第二十九条集中采购属于固定资产的商品,须符合学校固定资产管理的有关规定。对于更新项目,须严格遵守“先报废成功,再立项采购”的原则。

第三十条本暂行办法自发布之日起执行,宿院〔2015〕3号文件同时废止,其他规定与本办法不一致的,以本暂行办法为准。

第三十一条本暂行办法由招投标办公室负责解释。

附件:宿迁学院集中采购管理暂行办法1026.docx (37.43 KB)

2020-06-28 08:27

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